Prima  |  Întrebări-Răspunsuri | Privind modificarea documentelor în cazul schimbării numelui angajatului

Privind modificarea documentelor în cazul schimbării numelui angajatului

26.11.2014   15139   Elena Colesnic, contabil

Votează: 4.7/5 (6 Voturi )

imprimare

Privind modificarea documentelor în cazul schimbării numelui angajatului

Întrebare:
Cum se procedează în cazul în care angajatul își schimbă numele?

Răspuns:

Numele şi prenumele constituie atributele de bază prin care se identifică în societate persoana fizică concretă şi care se înscriu în mod obligatoriu în actele de stare civilă, precum şi în alte acte oficiale, precum se menţionează în art. 28 şi 29 al Codului Civil al Republicii Moldova. Orice cetăţean poate schimba numele şi patronimicul său, inclusiv unul dintre angajaţii dumneavoastră.

Schimbarea numelui angajatului implică necesitatea de a fi înscrise noile modificări în carnetul de muncă, contractul de muncă, dosarul personal, precum şi în alte acte la departamentul serviciului personal sau în documentele contabile.

În rândurile ce urmează voi prezenta procedura de perfectare a documentaţiei în cazul schimbării numelui.

Modificări în dosarul personal al angajatului

Completarea, actualizarea, rectificarea dosarului personal şi prelucrarea datelor personale ale angajatului, este necesară odată cu emiterea de noi acte la adresa angajatului, modificările survenite în starea familiară și în conținutul documentelor personale, la solicitarea în scris a acestuia, conform prevederilor art.91 al Codului Muncii al Republicii Moldova.

Rectificarea datelor din dosarul personal al angajatului, se efectuează numai în temeiul actelor originale, prezentate de către salariat, la cererea scrisă şi motivată a acestuia. În baza cererii, se va întocmi un ordin cu privire la schimbarea datelor cu caracter personal. Cu ordinul emis, vor lua cunoştinţă atât salariatul, cât şi administratorul, managerul de resurse umane şi contabilitatea.

Documentele originale se restituie titularului, iar copiile de pe acestea care confirmă modificările de date cu caracter personal (buletin de identitate, paşaport, certificat de căsătorie, certificat de divorț, decizia instanţei şi altele) se anexează la dosarul personal.

Rectificarea datelor din dosarul personal se va aduce la cunoştinţă salariatului vizat.

Apare necesitatea de a face redactări și în actele cuprinse în dosarul personal al acestuia, cum ar fi:

  • Pagina de titlu al dosarului personal, printr-o linie uşoară se şterge numele de familie vechi şi se montează cel nou.
  • Fişa personală MR -2, se taie cu o linie ușoară numele vechi, și înscriem numele modificat. Se pune ştampila, data efectuării schimbărilor şi semnătura persoanei responsabile. În capitolul 5 informaţii suplimentare invocăm motivul efectuării modificărilor.
  • Fișa personală de evidență a cadrelor cu autobiografie, specialistul resurse umane la necesitate modifică numele de pe pagina de titlu, după actele personale noi ale angajatului.
  • Certificat de examinare medicală (în alte cazuri cartelă medicală), eliberat de către medicul de familie al angajatului, se indică numele nou al angajatului, prin tăierea cu o linie uşoară a numelui precedent.

Modificări în contractul de muncă

Contractul de muncă trebuie să conţină informaţii cu privire la numele, prenumele şi patronimicul angajatului. Acest lucru este menţionat în Codul Muncii al Republicii Moldova art. 49, p.1 a). Ce se întâmplă dacă se schimbă aceste date? Există două opinii: să fie încheiat un acord adiţional la contractul de muncă sau să se facă modificări în textul original. În caz de modificare a informaţiilor cu caracter personal, schimbările se vor introduce în textul contractului de muncă, fiind asigurate cu semnătura persoanei responsabile din cadrul serviciului resurse umane.

Modificări în carnetul de muncă

Conform art. 34 din anexa nr.1 a Regulamentului privind completarea, păstrarea şi evidenţa carnetului de muncă, aprobat prin Hotărîrea Guvernului nr.1449 din 24 decembrie 2007, schimbarea înscrierilor din carnetul de muncă referitoare la nume, prenume şi data naşterii se efectuează de către ultima unitate la care lucrează salariatul, în baza documentelor (buletin de identitate, certificat de naştere, de căsătorie, de divorţ, de schimbare a numelui). Modificările sunt făcute pe prima pagină (pagina de titlu). Înregistrarea: printr-o linie uşoară se şterge numele de familie vechi (alte date) și se montează unul nou.

Potrivit art. 35 al aceluiași Regulament, menţiunile despre schimbările respective se fac la capitolul II al carnetului de muncă. Printr-o linie uşoară se şterg numele, prenumele sau data naşterii înscrise anterior şi la capitolul sus-menţionat se înscriu datele noi. Conform art. 36 la Regulamentul menționat, referinţele la actele corespunzătoare se certifică prin semnătura persoanei care efectuează înscrierea şi aplicarea ştampilei unităţii respective. Se fac schimbări şi în Registrul de evidenţă a circulaţiei carnetelor de muncă.

Modificarea numelui pentru deţinătorul de card în cazul remunerării salariilor pe card

Angajatorul va informa banca printr-o cerere-tip despre modificările intervenite în datele cu caracter personal al angajatului, în cazul remunerării muncii prin card bancar al salariatului acestuia.

Modificările în contabilitate

În baza ordinului cu privire la schimbarea datelor cu caracter personal, contabilitatea face înregistrările necesare în baza de date a acesteia. Angajatul prezintă o cerere privind acordarea scutirilor nouă prin anexarea copiei buletinului de identitate, cu datele personale modificate.

Informarea despre schimbările datelor cu caracter personal a organelor administrației de stat

Se va informa autoritatea teritorială a Casei teritoriale de asigurări sociale despre schimbările datelor cu caracter personal, ulterior aceasta în baza Registrului de stat al evidenţei individuale în sistemul public de asigurări sociale - bază unică de date despre persoanele fizice şi juridice contribuabile la bugetul asigurărilor sociale de stat, precum şi despre beneficiarii de prestaţii de asigurări sociale, potrivit Legii privind sistemul public de asigurări sociale nr. 489 din 08.07.1999.

În cazul schimbării numelui angajatului, persoana responsabilă din cadrul instituţiei, organizaţiei (administratorul sau persoana numită prin ordin) este obligată să schimbe codul personal de asigurări sociale (CPAS) posedat anterior. Astfel, urmează să se prezinte la Casa Teritorială de Asigurări Sociale, în raza căreia îşi are sediul instituția, ancheta persoanei asigurate privind schimbul de date personale forma REV 1 însoţită de Inscripţie – Recipisa forma REV 2 (parafate şi semnate de către administratorul instituţiei), cu anexarea obligatorie a actelor ce confirmă schimbarea numelui (copia buletinului de identitate etc.). Modelul acestor formulare-tip poate fi accesat de pe site-ul: www.cnas.md. Casa Teritorială de Asigurări Sociale în decurs de 10 zile, va elibera un nou cod personal de asigurări sociale (CPAS) cu includerea tuturor datelor personale în conformitate cu actele prezentate, doar numărul de identificare CPAS rămâne neschimbat.

În cazul schimbării numelui, persoana asigurată angajată este obligată să-şi schimbe și poliţa de asigurare obligatorie de asistenţă medicală prin intermediul asiguratului (angajatorului). Pentru aceasta, persoana asigurată urmează să completeze o cerere-tip, modelul fiind accesat de pe site-ul atcentru.md, cu anexarea obligatorie a actelor ce confirmă schimbarea numelui (copia buletinului de identitate, copia certificatului de căsătorie, etc.).

Persoana responsabilă de asigurarea obligatorie de asistenţă medicală din cadrul instituţiei, organizaţiei (administratorul sau persoana numită prin ordin) urmează să prezinte la Agenţia Teritorială a CNAM, în raza căreia îşi are sediul, cererea respectivă urmează să fie parafată şi semnată de către administratorul instituţiei. Poliţa de asigurare posedată anterior urmează a fi returnată Agenţiei teritoriale, care, ulterior, va elibera o nouă poliţă de asigurare cu includerea tuturor datelor personale în conformitate cu actele prezentate.

Schimbarea numelui fondatorului, administratorului

Schimbarea numelui fondatorilor/administratorilor prin casatorie sau pe cale administrativa, concomitent cu modificarea actelor de stare civila - buletin de identitate, pasaport etc. - conduce la necesitatea efectuarii mențiunilor corespunzatoare în registrul de stat, pentru conformitatea cu situația reala.

În acest caz e necesar de a anunţa despre modificările executate la Camera de Înregistrare de Stat. Potrivit Legii Nr. 220 din 19.10.2007 privind înregistrarea de stat a persoanelor juridice şi a întreprinzătorilor individuali, se menționează că în caz de modificare a datelor din actele de constituire şi a datelor înscrise în Registrul de stat, fondatorul (asociatul) se obligă să le înregistreze la oficiul teritorial al Camerei Înregistrării de Stat în termen de 30 zile. Pentru aceasta fondatorul urmează să completeze o cerere de înregistrare a modificărilor, conform modelului aprobat de organul înregistrării de stat, modelul fiind accesat de pe site-ul http://www.cis.gov.md/ro/content/modele-de-documente sau la oficiul teritorial al Camerei Înregistrării de Stat, cu anexarea copiei documentului, în care este indicat motivul în baza căruia directorul a schimbat numele (o copie a certificatului de căsătorie, autentificată notarial). Pe lîngă cererea specificată mai sus, se mai prezintă: procesul verbal, decizia organului competent al persoanei juridice privind modificarea actelor de constituire şi a datelor înscrise în Registrul de stat, actul adiţional cu privire la modificarea actelor de constituire și documentul ce confirmă achitarea taxei de înregistrare a modificărilor.

După modificarea actelor de constituire, întreprinderea trebuie să notifice și organele administrației de Stat: Inspectoratul Fiscal de Stat, Casa Teritorială de Asigurări Sociale și Casa Națională de Asigurări Medicale, să pregătească documentele necesare și să le prezinte în timpul alocat. Vă recomand să contactaţi organele respective pentru a preciza, ce documente trebuie prezentate pentru efectuarea modificărilor în cazul schimbării numelui fondatorului.

Nu în ultimul rând, se vor informa și instituțiile financiar-bancare la care vă deserviți. Acestea, conform Regulamentelor interne a instituției în cauză, vor descrie procedura pe care trebuie să o îndepliniți în cazul schimbării numelui.

Comentarii Adaugă comentariu
 
Nume, Prenume *: E-mail:
Comentariu * caractere rămase  
Articole
Scurte comentarii pe marginea celor publicate: Revista Monitorul Fiscal FISC.md nr. 5 (33) octombrie 2016 
26.10.2016  
Revista Monitorul Fiscal FISC.md. din luna octombrie, n-a rămas fără atenția noastră. În acest număr al revistei am găsit multe subiecte interesante care merită să fie citite și analizate
Бухгалтерские и Налоговые Консультации №9/2016, записи на полях 
17.10.2016  
БНК, другой журнал, который с удовольствием читают многие бухгалтера и аудиторы нашей страны, также не остался без нашего внимания
Modificări în legislația fiscală 2016, scurte comentarii. Titlul V - IX 
29.07.2016  
Comentarii privind modificările din Codul fiscal privind administrarea fiscală, impozitul pe bunurile imobiliare, impozitul pe avere, taxele locale, taxele pentru resursele naturale și taxele rutiere
Modificări în legislația fiscală 2016, scurte comentarii. Titlul III și IV 
28.07.2016  
Prin Legea nr. 138 din 17.06.2016 au fost operate mai multe modificări importante la Codul fiscal privind TVA și Accize. Vă prezentăm comentariile noastre ce țin de aceste modificări
© 2017 Contabil Şef. Toate Drepturile Rezervate.