Contribuabilul este obligat să ţină contabilitatea conform formelor şi modului stabilit de legislație, să întocmească şi să prezinte SFS dările de seamă fiscale prevăzute de legislaţie, să asigure integritatea documentelor de evidenţă în conformitate cu cerinţele legislaţiei, să efectueze încasările băneşti în numerar prin intermediul echipamentelor de casă şi de control, respectând reglementările aprobate de Guvern, inclusiv Lista genurilor de activitate al căror specific permite efectuarea încasărilor băneşti în numerar fără aplicarea echipamentelor de casă şi de control, aprobate prin Hotărârea Guvernului nr.141/2019.
La efectuarea decontărilor băneşti în numerar şi/sau prin alt instrument de plată pentru operaţiunile economice cu plătitorii, contribuabilii sunt obligaţi să utilizeze echipamentul de casă şi de control, eliberând plătitorilor bonurile de casă/documentele fiscale emise de acesta, sau să transmită în formă electronică la numărul de telefon sau adresa electronică indicată, în cazul prezentării pînă la momentul achitării de către plătitor a datelor privind numărul de telefon sau adresa electronică.
În Registrul unic se includ echipamentele de casă și de control ce corespund cerințelor tehnice față de echipamentele de casă și de control, aprobate de Comisia interdepartamentală pentru echipamentele de casă și de control. Includerea și excluderea echipamentelor de casă și de control în/din Registrul unic se efectuează de către Serviciul Fiscal de Stat, conform modului stabilit de către Comisie.
În Registrul unic se includ ECC care se produc/importă sau se elaborează în Republica Moldova. ECC şi fiecare modificație a acestuia se includ separat.
Producătorul de ECC sau de aplicaţii periferice (inclusiv sisteme (platforme) electronice de management) dintr-o altă ţară acordă solicitantului autohton, pe bază de contract, dreptul de punere la dispoziţie pe piaţa Republicii Moldova a ECC de model concret sau aplicaţii periferice (inclusiv sisteme (platforme) electronice de management), garantând posibilitatea exploatării acestora pe perioada normală de funcţionare, stabilită în documentul tehnic, pentru un termen care nu poate fi mai mic de 5 ani.
Producătorul autohton (care produce sau asamblează ECC sau elaborează aplicaţii periferice, inclusiv platforma electronică de management) solicită includerea ECC în Registrul unic doar în nume propriu. Concomitent, ECC modulare fără dispozitive electronice trebuie să fie găzduite pe servere aflate în Republica Moldova.
Pentru a certifica (a include în Registrul unic al ECC) un model concret de echipament de casă și de control, solicitantul va completa online cererea prin intermediul SIA „MEV” la rubrica „Certificare” ((anexa nr.1, anexa nr.2, anexa nr.3 și anexa nr.4 la Regulament, la Decizia CIECC nr. 26-11/1-19/01-2021 din 10.06.2021), unde va anexa și documentele electronice în dependență de modelul ECC.
Centrul de Certificare a echipamentelor de casă și de control, fiind împuternicit de către Comisia Interdepartamentală pentru ECC, în termen de 60 de zile de la data recepționării cererii, efectuează avizarea tehnică a modelului echipamentului de casă și de control, ce include următoarele activități:
- examinarea cererii privind includerea modelelor ECC în Registrul unic al echipamentelor de casă și de control și a documentelor anexate la cerere recepționate de la solicitant prin intermediul SIA „MEV”;
- verificarea și testarea principalelor funcții ale echipamentelor de casă și de control, stabilite la pct. 4 din Regulamentul cu privire la Registrul unic al echipamentelor de casă și de control, aprobat prin Hotărârea Guvernului nr. 141/2019, și întocmirea Raportului de testare și a Avizului tehnic;
- remiterea originalelor Raportului de testare și a Avizului tehnic către SFS.
În procesul examinării cererii și a documentelor anexate, precum și în procesul de verificare și testare a ECC, la depistarea unor neconformități, Centrul de certificare a echipamentelor de casă și de control va comunica solicitantului, prin notificare, despre neajunsurile depistate și va acorda un termen pentru înlăturarea neajunsurilor ce nu va depăși 30 zile din data recepționării notificării. Curgerea termenului de 60 de zile se suspendă de la momentul notificării. După încetarea condițiilor care au generat suspendarea, curgerea termenului va fi reluată.
În cazul în care solicitantul nu va înlătura neajunsurile în termenul acordat, Centrul de certificare a ECC va notifica SFS despre faptul dat. Iar SFS va informa solicitantul despre respingerea cererii. Respectiv, în cazul respingerii cererii, pentru depunerea repetată a cererii, solicitantul va parcurge aceleași etape ca și la depunerea cererii inițiale cu prezentarea documentelor anexate, în conformitate cu prevederile prezentului Regulament.
În schimb în cazul acceptării cererii, solicitantul va primi o notificare privind prezentarea modelului ECC către Centrul de Certificare a ECC în vederea testării tehnice al acestuia în termen de 10 zile lucrătoare. Centrul de certificare a ECC va efectua verificarea și testarea ECC în conformitate cu prevederile Instrucțiunii de lucru în conformitate cu procedurile interne.
. În rezultatul verificării și testării modelului ECC, Centrul de certificare ECC va întocmi un Raport de testare și un Aviz tehnic, care atestă corespunderea/necorespunderea caracteristicilor prevăzute în Cerințele tehnice față de echipamentele de casă și de control aprobate prin decizia Comisiei interdepartamentale pentru echipamente de casă și control.
SFS, în termen de 10 de zile lucrătoare de la data recepționării Raportului de testare și a Avizului tehnic, precum și în temeiul cererii solicitantului, adoptă decizia privind includerea modelului echipamentului de casă și de control în Registrul unic al echipamentelor de casă și de control sau decizia privind respingerea cererii.
În cazul adoptării deciziei privind includerea modelului echipamentului de casă și de control în Registrul unic al echipamentelor de casă și de control, SFS întreprinde următoarele acțiuni:
1) publică în Monitorul Oficial al Republicii Moldova, în modul stabilit, decizia privind includerea modelului echipamentului de casă şi de control în Registrul unic;
2) eliberează solicitantului decizia SFS, ce confirmă includerea modelului solicitat în Registrul unic;
3) include modelul echipamentului de casă și de control în Registrul unic (în SIA „Monitorizarea electronică a vânzărilor”) și publică Registrul unic pe web și pe portalul guvernamental al datelor deschise.
În caz de adoptare de către SFS a deciziei privind respingerea cererii, aceasta se înmânează solicitantului cu indicarea neajunsurilor constatate. O copie a deciziei privind acceptarea includerii modelului echipamentului de casă şi de control în Registrul unic sau a deciziei privind respingerea cererii se va înainta Centrului de certificare ECC.
Centrul de certificare ECC în baza deciziei de respingere a cererii va restitui solicitantului mostra de control a modelului ECC.
SFS va ține evidenta deciziilor privind acceptarea includerii modelului echipamentului de casă și control în Registrul unic și a deciziilor privind respingerea cererii în Registrul de evidență a deciziilor privind acceptarea includerii modelului echipamentului de casă și control în Registrul unic și a deciziilor privind respingerea cererii.
În baza deciziei privind includerea modelului ECC în Registrul unic softul- etalon, mostra și dosarul modelului ECC se va păstra în arhiva Centrului de certificare a ECC.