Dumitru Budianschi
Ministrul Finanțelor
str. Constantin Tănase 7
MD-2005, m. Chişinău, Republica Moldova
Scrisoarea f/n din 08 septembrie 2022
Subiect: documentarea operațiunilor de casă în format electronic
Stimate domn Dumitru Budianschi,
Societatea cu Răspundere Limitată „Totul pentru contabil” (cod fiscal 1007600050995 ) vă roagă să ne prezentați explicații privind documentarea operațiunilor de casă în format electronic.
Modul de întocmire, reflectare şi de păstrare a documentelor primare în contabilitate este determinat de Legea contabilităţii și raportării financiare nr. 287/2017. Potrivit art. 11 alin. (1) din lege, faptele economice se contabilizează în temeiul documentelor primare.
Potrivit art. 11 alin. (5) și (6) din legea menționată, documentele primare întocmite atât pe suport de hârtie, cât și în formă electronică au aceeași putere juridică. Adițional, în cazul întocmirii documentului primar în formă electronică, la solicitarea utilizatorului, entitatea este obligată să îi ofere copia documentului respectiv pe suport de hârtie.
De asemenea, potrivit cadrului legal entitatea utilizează formulare tipizate de documente primare aprobate de Ministerul Finanţelor și alte autorități publice sau poate elabora și utiliza formulare de documente primare, aprobate de conducerea acesteia, cu respectarea prevederilor alin. (7) din Legea nr. 287/2017.
Pentru evidenţa numerarului în casierie sunt destinate documentele primare ca dispoziţiile de încasare şi dispoziţiile de plată, evidența cărora se ține în registru de casă.
Potrivit art.11 alin.(13) al Legii nr.287/2017, documentele de casă, de plată şi cele privind decontările pot fi semnate unilateral cu semnătura olografică, de către conducătorul entităţii, ori de două persoane cu drept de semnătură, prima semnătură aparţinînd conducătorului sau altei persoane împuternicite, iar a doua – contabilului-şef sau altei persoane împuternicite. Iar în cazul documentelor întocmite în format electronic se va aplicata semnătura electronică.
În același context, potrivit Legii privind semnătura electronică și documentul electronic nr.91/2014, documentul electronic semnat cu semnătură electronică avansată calificată este asimilat, după efectele sale, cu documentul analog pe suport de hîrtie, semnat cu semnătură olografă.
În legătură cu situația descrisă mai sus vă rugăm să ne răspundeți la următoarea întrebare:
Se permite păstrarea documentelor de casă și anume, registrul de casă și dispozițiile de încasare în format electronic cu aplicarea semnaturii electronice, iar în cazul dispozițiilor de plată de casă acestea să fie tipărite și păstrate pe suport de hârtie?
Vă rugăm foarte mult să analizați cu atenție adresarea noastră.
MINISTERUL FINANȚELOR
22.09.2022 Nr. 16/1-08/351
La f/n din 08.09.2022
Totul pentru contabil S.R.L.
Ministerul Finanțelor a examinat adresarea expediată și suplimentar la prevederile legale enunțate în adresare comunică următoarele.
Legea contabilității și raportării financiare nr.287 din 15.12.2017 stabilește cadrul normativ de bază, principiile și cerinţele generale şi mecanismul de reglementare în domeniul contabilităţii şi raportării financiare în Republica Moldova (art.1).
Potrivit art.3 alin.(1) al Legii menționate, document primar reprezintă confirmare documentară care justifică producerea faptelor economice sau care acordă dreptul de a le efectua (produce); certifică producerea unui eveniment.
Fapt economic reprezintă tranzacţie, operaţiune, eveniment care a modificat sau poate modifica activele, capitalul propriu, datoriile, veniturile, costurile și/sau cheltuielile entităţii.
Documentele primare se întocmesc în timpul efectuării (producerii) faptelor economice, iar dacă acest lucru este imposibil – nemijlocit după efectuarea (producerea) faptelor respective (art.11 alin.(3)).
În cazul în care documentele primare, cu excepţia documentelor primare cu regim special, sînt întocmite în formă electronică, semnătura nu constituie un element obligatoriu. În astfel de cazuri, modalitatea de identificare a persoanelor care au iniţiat, dispus şi/sau aprobat efectuarea faptelor economice respective se stabileşte prin proceduri interne (art.11 alin.(9)).
Persoanele care întocmesc şi/sau semnează documentele primare, precum şi cele care le înregistrează în contabilitate poartă răspundere în conformitate cu art.34 (art.11 alin.(12)).
Datele din documentele primare se înregistrează, se acumulează şi se prelucrează în registre contabile, întocmite pe suport de hîrtie sau în formă electronică (art.15 alin.(1)).
În cazul în care registrele contabile sînt ţinute în formă electronică, semnătura nu constituie un element obligatoriu. În astfel de cazuri, modalitatea de identificare a persoanelor care au iniţiat, dispus şi/sau aprobat introducerea informaţiei în registrul respectiv se stabileşte prin proceduri interne (art.15 alin.(4)).
Conform art.17 alin.(1)-(2) al Legii nr.287/2017, entitatea este obligată să păstreze documentele contabile care cuprind documentele primare, registrele contabile, situaţiile financiare şi alte documente aferente organizării şi ţinerii contabilităţii. Documentele contabile sînt sistematizate şi păstrate conform regulilor şi termenelor stabilite de Organul de stat pentru supravegherea şi administrarea Fondului Arhivistic al Republicii Moldova.
Documentele contabile se păstrează de către entitate pe suport de hîrtie sau în formă electronică. Documentele contabile se pot păstra pe suporturi tehnice în cazul în care contabilitatea este ţinută cu utilizarea sistemelor informatice proprii, cu condiţia ca acestea să poată fi accesate în orice moment, în funcţie de necesităţile entităţii sau la cererea organelor abilitate de legislaţie.
Totodată, potrivit art.18 alin.(3) lit.c) și d) al legii menționate, persoana responsabilă pentru ținerea contabilității și raportarea financiară din cadrul entității, stabilită conform alin.(2), este obligată să asigure elaborarea şi aprobarea formularelor documentelor primare şi a registrelor contabile, regulilor privind circulaţia documentelor şi tehnologia de prelucrare a informaţiei contabile, de asemenea să asigure întocmirea completă şi corectă, precum şi integritatea şi păstrarea documentelor contabile.
Astfel, modul de păstrare a documentelor contabile urmează să fie stabilit în regulile privind circulația documentelor și modul de păstrare a acestora în condițiile menționate anterior.
Ministru Dumitru BUDIANSCHI