Păstrarea şi arhivarea documentelor contabile
Conform prevederilor art. 43 al Legii Contabilităţii, entitatea este obligată să păstreze pe suport de hîrtie sau în formă electronică documentele contabile care includ: documentele primare, registrele contabile, rapoartele financiare şi alte documente aferente organizării şi ţinerii contabilităţii. Documentele contabile vor fi sistematizate şi păstrate în termenele şi conform regulilor prevăzute de Organul de Stat pentru Supravegherea şi Administrarea Fondului Arhivistic al Republicii Moldova.
Documentele contabile pot fi ridicate (sechestrate) de către organele autorizate. Conducătorul entităţii sau persoana autorizată de acesta sînt obligaţi, în prezenţa reprezentanţilor organelor care ridică (sechestrează) documentele, să facă copii de pe acestea, cu indicarea temeiului şi datei ridicării (sechestrării). Copiile respective se certifică prin semnăturile persoanelor care au ridicat (sechestrat) documentele. Pentru documentele ridicate (sechestrate) se întocmeşte un proces-verbal care se semnează de reprezentantul organului ce ridică (sechestrează) şi de conducătorul entităţii respective sau de persoana autorizată de acesta. În cazul pierderii, sustragerii sau distrugerii documentelor contabile, conducătorul entităţii este obligat să le restabilească în termen de pînă la 3 luni, începînd cu data constatării faptului respectiv.
Termenul de păstrare pentru fiecare tip de documente este indicat în “Indicatorul documentelor-tip şi al termenelor lor de păstrare pentru organele administraţiei publice, pentru instituţiile, organizaţiile şi întreprinderile Republicii Moldova” aprobat de către Serviciul de Stat de Arhivă al Republicii Moldova la 03.12.1997. Acest Indicator nu a fost publicat în Monitorul Oficial.
La Arhiva Naţională a Republicii Moldova, sunt predate documentele ce ţin de personal (registrele de decontări cu personalul, persoanele care primesc pensii, borderourile de plată a salariilor, dividendelor).
Extras din “Indicatorul documentelor-tip şi al termenelor lor de păstrare pentru organele administraţiei publice, pentru instituţiile, organizaţiile şi întreprinderile Republicii Moldova” aprobat de către Serviciul de Stat de Arhivă al Republicii Moldova la 03.12.1997
|
Pag |
Tipul Documentelor |
Perioada de păstrare |
|
|
49 |
Reglementărilor privind subdiviziunile structurale ale agenţiilor, a organizaţiilor, întreprinderilor |
3 ani |
|
|
54 |
Personalul |
3 ani |
|
|
55 |
Clauzele model cu privire la prevederile fişelor de post |
3 ani |
|
|
71 |
Avize privind aplicarea legislaţiei muncii şi a dreptului muncii |
5 ani |
|
|
78 |
Documente (avize, decizii, corespondenţă), cu privire la sancţiuni administrative |
3 ani |
|
|
79 |
Documente (avize, corespondenţă, etc) privind conflictele legate de muncă |
3 ani |
|
|
205 |
Corespondenţa cu autoritatile legislative şi executive, cu autorităţile administraţiei publice centrale şi băncile pe probleme de credit |
10 ani |
|
|
207 |
Documente (declaraţii, contractele de împrumut, gajuri, suplimentele la acestea, copii ale certificatelor de înregistrare a întreprinderii, de gaj, bilanţurile şi rapoartele) privind înregistrarea, eliberarea şi pentru a asigura rambursarea împrumuturilor şi creditelor |
3 ani |
|
|
208 |
Rapoarte şi alte informaţii privind alocarea, utilizarea şi rambursarea împrumuturilor |
3 ani |
|
|
216 |
Rapoartele statistice, tabele, declaraţii, informaţii, informaţii cu privire la toate activităţile de bază a organizaţiilor: |
|
|
|
a) anual consolidat |
---- |
||
|
b) anual |
10 ani |
||
|
c) semistriale |
5 ani |
||
|
d) trimestriale |
3 ani |
||
|
218 |
Rapoartele statistice ale subdiviziunilor |
3 ani |
|
|
227 |
Declaraţiile şi bilanţurile organizatiilor, rapoarte de performanţă şi note explicative la acestea: |
|
|
|
a) anual consolidat |
---- |
||
|
b) anual |
10 ani |
||
|
a) trimestriale |
3 ani |
||
|
228 |
Rapoarte specifice (de profit şi pierdere, declaraţii de stocuri şi titluri de valoare, investitii si beneficii financiare, structura costurilor şi de investiţii, etc) societăţilor pe acţiuni şi fonduri de investiţii |
10 ani |
|
|
229 |
Rapoarte cu privire la finanţarea: a) raportul anual consolidat |
|
|
|
a) anual |
10 ani |
||
|
b) trimestriale |
3 ani |
||
|
230 |
Bilanţuri de lichidare, anexe, notele explicative la aceasta |
10 ani |
|
|
231 |
Procese-verbale ale adunarilor privind revizuirea şi aprobarea rapoartelor şi bilanţului: |
|
|
|
a) anual |
10 ani |
||
|
b) trimestrial |
3 ani |
||
|
235 |
Documente primare şi anexele lor, înregistrarile tranzacţiilor, care au stat la baza înregistrărilor contabile (documente de casa, documente bancare, anunţuri, la bănci şi cerinţele de transfer, extrase de cont, ordine de lucru, tabele de pontaj, acte de primire, acte de casare, cecuri şi facturi, deconturi de avans, s.a.) |
5 ani |
|
|
237 |
Fişe personale |
|
|
|
a) salariati, şomeri |
75 ani |
||
|
b) beneficiarii pensiilor şi a indemnizaţiilor de stat |
5 ani |
||
|
238 |
Borderourile de calcul si plata a |
|
|
|
а) salariilor |
5 ani |
||
|
b) dividendelor |
5 ani |
||
|
239 |
Fisele de inventariere şi registrul mijloacelor fixe, documentele primare privind tranzacţiile cu mijloacele fixe |
5 ani |
|
|
241 |
Procuri pentru a primi mijloace banesti si bunuri materiale (inclusive cele anulate) |
3 ani |
|
|
243 |
Registre contabile (cartea mare, jurnale ordere, s.a. ) |
5 ani |
|
|
246 |
Registre privind evidenta veniturilor, decontarilor, operatiunilor de casa, dispozitii de casa, s.a. |
3 ani |
|
|
249 |
Informaţii privind limitele salariilor şi controlul asupra distribuţiei lor, calculul cheltuielilor, şi restanţele de salarii, reţinere de salarii din fondurile de asigurări sociale, plata prestaţiilor, etc |
3 ani |
|
|
260 |
Actele de audit al activităţilor financiare şi economice ale organizaţiilor şi surse de informare, rapoartele de audit |
5 ani |
|
|
263 |
Contracte, acorduri (economice, de muncă operaţionale,, etc) |
5 ani |
|
|
270 |
Documente (certificate, informaţii, liste) de concediere a angajaţilor în legătură cu reducerea, reorganizare sau de lichidare a agenţilor economici |
3 ani |
|
|
282 |
Contracte colective |
10 ani |
|
|
289 |
Graficul de ieşire a angajaţilor la serviciu |
1 ani |
|
|
304 |
Documente (certificate, memorii, documente) privind monitorizarea respectării normelor de muncă de evaluare, cheltuieli de salarizare, dreptul muncii |
5 ani |
|
|
327 |
Registre privind instruirile pentru protectia muncii |
10 ani |
|
|
351 |
Inregistrari privind angajarea, transferal sau concedierea angajatilor |
75 ani |
|
|
353 |
Fişe personale (cereri, formulare, curriculum vitae, copii şi extrase din comenzi pentru angajare, transfer, detaşare, concediere, copii ale documentelor personale): |
75 ani |
|
|
c) lucrătorilor, lucrătorii de birou, lucrătorii tehnice, oamenii de ştiinţă, de grade non-academic şi titluri; |
|||
|
d) Şomeri |
|||
|
357 |
Fişe personale ale lucrătorilor, angajaţi, ingineri şi muncitori tehnice (inclusiv personal angajat temporar) |
75 ani |
|
|
370 |
Registre privind evidenţa eliberării carnetelor de munca, contractelor de munca |
50 ani |