Conform art. 165 din Codul fiscal, orice persoană obligată, conform legislaţiei fiscale, să prezinte Serviciului Fiscal de Stat dare de seamă fiscală sau alte documente trebuie să indice în ele codul său fiscal. La fel, orice persoană obligată, conform legislaţiei fiscale şi altor acte normative, să prezinte dare de seamă fiscală sau alte documente referitoare la o altă persoană va cere acesteia codul fiscal şi îl va indica în documentul respectiv. Dacă această altă persoană nu comunică codul fiscal, prima persoană va menţiona acest fapt în documentele prezentate.
De asemenea, părțile sunt obligate să indice codurile fiscale la încheierea tranzacţiilor şi efectuarea operaţiunilor economice. La rândul său, SFS trebuie să indice codul fiscal al contribuabilului în toate avizele expediate lui. Subdiviziunile unei persoane juridice, care nu au statut de persoană juridică, utilizează codul fiscal al acesteia.
Evidenţa obligaţiilor fiscale ale persoanelor fizice se ţine pe baza codurilor fiscale trecute în Registrul fiscal de stat din Registrul de stat al populaţiei.
Anularea codului fiscal
Codul fiscal se anulează în cazul:
- atribuirii lui cu încălcarea legislaţiei fiscale;
- lichidării, reorganizării sau încetării activităţii persoanei juridice, întreprinderii cu statut de persoană fizică, notarului public, asociaţiei de notari, cabinetului avocatului, biroului asociat de avocaţi, asociaţiei de avocaţi, persoanei care practică activitate particulară de detectiv şi de pază, executorului judecătoresc, biroului asociat de executori judecătoreşti, a administratorilor autorizaţi, a biroului asociat de administratori autorizaţi, biroului individual al mediatorului, biroului asociat de mediatori;
- decesului persoanei fizice, declarării morţii ei, declarării, în modul stabilit, dispărute fără veste sau emigrării ei;
- dispariţiei obiectului impozabil şi obligaţiei fiscale pentru persoanele fizice (cetăţeni străini şi apatrizi), persoanele juridice sau organizaţiile cu statut de persoană fizică nerezidente;
- radierii din oficiu a persoanelor juridice inactive şi a întreprinzătorilor individuali inactivi care întrunesc condiţiile stabilite la art. 2 din Legea nr.220-XVI din 19 octombrie 2007 privind înregistrarea de stat a persoanelor juridice şi a întreprinzătorilor individuali;
- lichidării persoanelor juridice ale căror coduri fiscale se atribuie de SFS.
De asemenea, se anulează codul fiscal la reorganizarea persoanelor juridice, întreprinzătorilor individuali, gospodăriilor ţărăneşti (de fermieri) sau persoanelor fizice care desfăşoară activitate de întreprinzător:
a) prin contopire, codurile fiscale ale persoanelor ce se contopesc se anulează, iar persoanei astfel constituite i se atribuie un alt cod fiscal;
b) prin absorbţie, codul fiscal al persoanei absorbite se anulează;
c) prin divizare, codul fiscal al persoanei divizate se anulează, iar persoanelor astfel constituite li se atribuie alte coduri fiscale;
d) prin separare, codul fiscal al persoanei reorganizate rămâne acelaşi, iar persoanelor astfel constituite li se atribuie alte coduri fiscale;
e) prin transformare în persoană cu o altă formă juridică de organizare, codul fiscal al persoanei reorganizate trece la persoana astfel constituită.
La cererea de atribuire a codului fiscal se anexează documentul ce confirmă cuantumul datoriilor asumate în urma reorganizării.
Codul fiscal, se anulează în baza cererii persoanelor indicate la art. 162 alin. (1) lit. a) şi/sau informaţiei prezentate în conformitate cu art. 166 alin. (2), sau actului legislativ ori actului emis în baza lui, sau certificatului de confirmare a lichidării sau reorganizării persoanei, eliberat de autoritatea publică competentă. La cerere se anexează:
- certificatul de atribuire a codului fiscal;
- hotărârea instanţei judecătoreşti - în cazul lichidării persoanei juridice şi a întreprinderii cu statut de persoană fizică sau în cazul declarării morţii sau declarării persoanei fizice dispărute fără veste;
- decizia conducerii SFS - în cazul atribuirii de cod fiscal cu încălcarea legislaţiei fiscale;
- informaţia organelor de stare civilă - în cazul decesului persoanei fizice;
- informaţia autorităţii publice abilitate să permită ieşirea din Republica Moldova pentru domiciliere în altă ţară - în cazul ieşirii persoanei fizice;
- documentele care atestă că persoanele fizice (cetăţeni străini şi apatrizi), persoanele juridice sau organizaţiile cu statut de persoană fizică nerezidente nu au obiecte impozabile şi nici obligaţii fiscale.
Codul fiscal, se anulează prin radierea lui din Registrul fiscal de stat şi prin consemnarea acestui fapt în dosarul contribuabilului. Avizul despre anularea codului fiscal, în legătură cu atribuirea lui cu încălcarea legislaţiei fiscale, SFS îl va publica în Monitorul Oficial şi în termen de 3 zile, va informa despre aceasta organele vamale, organele înregistrării de stat şi organele de statistică. Folosirea unui cod fiscal anulat se pedepseşte în conformitate cu legea.
Codul fiscal anulat, se păstrează în Registrul fiscal de stat, timp de 10 ani din momentul anulării. Codul fiscal anulat nu se atribuie unei alte persoane.