Factura fiscală electronică (e-Factura) se răspândește tot mai mult în activitatea agenților economici, datorită avantajelor oferite, cum ar fi economia de timp și de cheltuieli la utilizarea acesteia. Totodată, în conformitate cu Codul fiscal al Republicii Moldova, sunt stabilite cazuri în care utilizarea e-Facturii este obligatorie.
Potrivit art. 117 alin.(11) din Codul fiscal, subiectul impozabil inclus în lista privind utilizarea obligatorie a facturii fiscale electronice (e-factura), aprobată de Serviciul Fiscal de Stat, la efectuarea livrării impozabile pe teritoriul ţării, este obligat să prezinte cumpărătorului (beneficiarului) pentru livrarea în cauză factura fiscală electronică, eliberată în modul stabilit de Serviciul Fiscal de Stat.
Lista agenţilor economici obligaţi de a utiliza factura fiscală electronică (e-factura), a fost aprobată Ordinului SFS nr. 124 din 15.03.2019 cu privire la aprobarea listei agenţilor economici obligaţi de a utiliza factura fiscală electronică (e-factura), și poate fi vizualizată pe pagina web al SFS www.sfs.md, accesînd compartimentul – Contribuabili, subcompartimentul - Lista agenților economici obligați de a utiliza factura fiscală electronică.
De asemenea, potrivit art. 117 alin.(12) din Codul fiscal, începând cu 1 ianuarie 2021, la efectuarea livrării impozabile în cadrul achiziţiilor publice pe teritoriul ţării, subiectul impozabil este obligat să prezinte cumpărătorului (beneficiarului) pentru livrarea respectivă factura fiscală electronică (e-factura). Prevederile prezentului alineat nu se aplică pentru livrările de energie electrică, de energie termică, de gaz natural, pentru serviciile de comunicaţii electronice şi serviciile comunale.
Modul de creare, expediere şi recepţionare a facturilor/facturilor fiscale generate în Sistemul informaţional automatizat de creare şi circulaţie a facturilor şi facturilor fiscale “e-Factura” (SIA e-Factura) între participanţii la tranzacţiile economice documentate prin acestea este stabilit conform Regulamentului cu privire la sistemul informaţional automatizat de creare şi circulaţie a facturilor fiscale electronice "e-Factura", aprobat prin Ordinul Serviciului Fiscal de Stat nr. 317 din 26.06.2020.
Autentificarea în cadrul SIA „e-Factura” se efectuează prin intermediul serviciului guvernamental de autentificare și control (MPass), unde contribuabilul semnează documentele, utilizând semnătura electronică ce o posedă.
Obligațiile contribuabililor la utilizarea SIA „e-Factura”
Odată cu exprimarea acordului de utilizare a SIA „e-Factura”, contribuabilii se obligă să respecte următoarele condiții:
- utilizarea doar a unei singure forme a documentului pentru unul și același fapt economic, fie cea generată în Sistemul „e-Factura”, fie cea cu utilizarea formularului facturii fiscale imprimate tipografic procurată de la organul fiscal sau imprimată de sine stătător cu utilizarea seriei şi diapazonului în modul stabilit de legislație ;
- completarea facturilor fiscale electronice în conformitate cu prevederile Ordinului Ministerului Finanțelor nr.118 din 28.08.2017 „Cu privire la aprobarea formularului tipizat de document primar cu regim special „Factura fiscală” și a Instrucțiunii privind completarea acestuia”.
- semnarea de către contribuabilii, utilizatori ai sistemului „e-Factura”, a facturilor fiscale electronice cu aplicarea semnăturii electronice avansate calificate conform legislației privind semnătura electronică și documentul electronic, precum și normelor tehnice din domeniu.
Rolurile utilizatorilor în SIA „e-Factura”
Contribuabilii pot utiliza SIA „e-Factura”, manifestându-se în următoarele roluri „Furnizor”, „Cumpărător” și „Transportator”.
În calitate de „Furnizor”, „Cumpărător” și „Transportator”, persoanele responsabile ale contribuabilului vor deține rolul de director sau contabil în cadrul sistemului, cu posibilitatea stabilirii din setările sistemului a funcției din cadrul entității pentru fiecare utilizator, care se va reflecta în compartimentele facturii fiscale, urmare a aplicării semnăturii electronice.
Semnarea electronică a facturilor fiscale în SIA „e-Factura”
Facturile fiscale, perfectate în cadrul SIA „e-Factura”, semnate prin aplicarea semnăturii electronice, prevăzute de legislația în vigoare, produc aceleași efecte juridice ca și documentele analogice pe suport de hârtie, semnate olograf.
Semnarea electronică a facturilor fiscale de către „Furnizor” poate fi efectuată de către două persoane responsabile sau de către o persoană responsabilă, împuternicite conform reglementărilor interne ale contribuabilului, cu aplicarea a două semnături electronice sau a unei semnături electronice, numărul acestora posibil a fi setate în profilul utilizatorului de către persoana cu rol de director.
„Ciclurile de viață” a e-Facturii
Contribuabilii înregistrați în sistem pot opta pentru funcția de a primi în calitate de „Cumpărător” facturile fiscale doar prin ciclul lung1 sau doar prin ciclul scurt2, de la „Furnizor”. Urmare a setării opțiunilor respective, „Furnizorul” va dispune de posibilitatea remiterii către „Cumpărător” a facturilor fiscale fie doar prin „ciclul lung”, fie doar prin „ciclul scurt”.
Gestionarea accesului la facturile fiscale în cadrul SIA „e-Factura”
SIA „e-Factura” asigură posibilitatea gestionării accesului la facturile fiscale, corespunzător atribuțiilor utilizatorului (aparatul central/filiale/departamente etc.). Împuternicirea şi/sau limitarea de editare şi/sau semnare și/sau anulare a facturilor fiscale de către persoanele responsabile în cadrul SIA „e-Factura” vor fi gestionate de către utilizatorul cu rol de director.
Note:
1Ciclul lung – ciclul de viață al facturii fiscale electronice în care aceasta obține statutul „finisată” după semnarea acesteia cu semnătură electronică de către Cumpărător.
2Ciclul scurt – ciclul de viață al facturii fiscale electronice în care aceasta obține statutul „finisată” după semnarea acesteia cu cea de a doua semnătură a Furnizorului.