Toate persoanele juridice de drept privat pot utiliza ştampile simple rotunde sau ovale, cu sau fără emblemă. Acestor entităţi li se permite să deţină mai mult de două ştampile simple rotunde sau ovale, cu cifrele corespunzătoare. În dependenţă de necesităţi, ele pot avea şi ştampile triunghiulare, cu antet şi dreptunghiulare.
Totodată menționăm că întreprinderile și întreprinzătorii nu sînt obligați să dețină și să aplice ștampila proprie pe înscrisuri de orice natură, potrivit LP845/1992. În cazul în care legislaţia prevede necesitatea aplicării ştampilei întreprinderii sau întreprinzătorului, cerinţa se consideră îndeplinită dacă înscrisul este semnat de persoana împuternicită de întreprindere sau de către întreprinzător.
Eliberarea autorizațiilor pentru confecționarea ștampilelor
Plombele, facsimilele, ştampilele fără denumirea entităţii, precum şi cu denumirea abreviată a beneficiarului (sigilii pentru sigilarea dulapurilor, ştampilele etichetelor de mărfuri cu indicarea expeditorului, destinatarului încărcăturii, ştampile cu semnătură pentru aprobarea desenelor tehnice, ştampile pentru corespondenţa de intrare şi ieşire, ştampile de inventar) - se execută la întreprinderile (atelierele) de confecţionare a ştampilelor fără autorizaţie, dar neapărat în baza cererilor semnate de conducătorii entităţilor pentru care sînt fabricate aceste articole.
Ștampilele sus-menționate sunt eliberate către beneficiari fără autorizație împreună cu adeverinţa ştampilei, în care se indică denumirea întreprinderii producătoare, adresa juridică, caracteristica tehnică a ştampilei cu descrierea textului, plasarea geometrică a emblemei, semnelor şi simbolurilor, erorilor convenţionale, altor caracteristici tehnice care asigură protecţie sporită împotriva contrafacerii ştampilei.
Pentru obţinerea autorizaţiei de confecţionare a ştampilelor conducătorii entităţilor prezintă organului de control un demers, iar persoanele fizice - o cerere.
În demersuri şi cereri se indică: în ce scop sînt necesare ştampilele (se confecţionează pentru prima dată, în legătură cu schimbarea denumirii, în legătură cu uzarea lor etc.), tipul şi numărul de ştampile solicitat.
La demersuri şi cereri se anexează modelele (schiţele) în două exemplare, aprobate de Centrul Naţional de Terminologie.
În cazul înlocuirii ştampilelor în legătură cu schimbarea denumirii, sediului, la demersuri şi cereri se anexează acordul, înregistrat la Agenţia Servicii Publice, privind efectuarea acestor schimbări. Ştampilele vechi se predau organelor afacerilor interne care eliberează un certificat de forma stabilită ce confirmă distrugerea acestora.
Pierderea ștampilei autorizate
În cazul pierderii ştampilei autorizate, conducătorii entităţilor sînt obligaţi să întreprindă măsuri pentru găsirea lor, informînd, totodată, despre aceasta comisariatul de poliţie din teritoriu.
Autorizaţia pentru confecţionarea ştampilelor autorizate în locul celor pierdute se eliberează în baze generale, după expirarea termenului de 10 zile din momentul depunerii cererii privind pierderea. La cerere se anexează anunţul publicat în Monitorul Oficial al Republicii Moldova privind pierderea ştampilei autorizate/ştampilelor/. Anunțul poate fi depus aici.
Ştampilele autorizate confecţionate în locul celor pierdute trebuie să conţină în text litera "D" (duplicat).
Păstrarea ștampilelor autorizate
Ștampilele autorizate se păstrează în dulapuri metalice şi safeuri la fel ca şi documentele secrete, iar evidenţa lor se ţine în registre speciale.
Se interzice păstrarea ştampilelor autorizate în mesele de serviciu, sertare, transmiterea lor spre păstrare unor persoane care nu au acest drept, purtarea lor în buzunarele îmbrăcămintei.
În cazul în care ştampila autorizată originală a fost găsită, ea se predă organului de poliţie pentru a fi distrusă.
Se interzice folosirea paralelă a ştampilei originale şi a ştampilei duplicat.
Responsabilitatea şi controlul privind respectarea regimului de păstrare a ştampilelor autorizate, precum şi legalitatea utilizării lor se atribuie conducătorilor entităţilor.
La substituirea conducătorului ştampilele se transmit, prin act, persoanei recent desemnate.
În caz de necesitate, conducătorii de entităţi pot să atribuie, prin ordin, responsabilitatea pentru păstrarea şi utilizarea ştampilelor unuia dintre subalterni.
La expirarea necesităţii, ştampilele autorizate se predau în comisariatul de poliţie din teritoriu, care eliberează o chitanţă pentru primirea şi distrugerea acestora.