Obligațiile utilizatorilor ECC/IF sunt stabilite în Regulamentul cu privire la exploatarea echipamentelor de casă și de control pentru efectuarea decontărilor în numerar și/sau prin alt instrument de plată, aprobat prin Hotărârea Guvernului nr. 141/2019 cu privire la aplicarea echipamentelor de casă și de control la efectuarea decontărilor.
Astfel, potrivit Regulamentului utilizatorii echipamentelor de casă și de control/imprimantelor fiscale sunt obligați să țină pentru fiecare echipament de casă și de control/imprimantă fiscală cîte un registru – Registrul ECC/IF, care se perfectează pentru fiecare an de gestiune. Forma și modul de completare a Registrului ECC/IF este aprobat prin Ordinul Serviciului de Stat nr. 632/2020 privind aprobarea Regulamentului cu privire la modul de evidență și sigilare a echipamentelor de casă și de control.
Menționăm că Registrul ECC/IF se autentifică la Serviciul Fiscal de Stat numai la înregistrarea/reînregistrarea ECC/IF. Sumele de mijloace bănești încasate se înregistrează în Registrul ECC/IF în ordinea cronologică de apariție, conform raportului de închidere zilnică. Astfel, acesta va conține informații totalizatoare despre raporturile de închidere zilnică începând cu 1 ianuarie până la 31 decembrie 2022.
După înscrierea în Registrul ECC/IF a datelor din ultimul raport de închidere zilnică va urma înscrierea de totalizare conform raportului periodic scurt (anual) din memoria fiscală a echipamentului de casă și de control/imprimantei fiscale, ținînd cont de corectările efectuate pe parcursul anului de gestiune, care, sub mențiunea „Verificat”, se confirmă prin semnătura persoanei responsabile a utilizatorului (contribuabilului) echipamentului de casă și de control/imprimantei fiscale, indicându-se data înscrierii. Înscrierea de totalizare urmează de transcris în Registrul ECC/IF pentru anul de gestiune imediat următor.
Totodată, atragem atenția că dacă după înscrierea informației de totalizare în Registrul ECC/IF, a rămas spațiu nefolosit (foi curate), acest registru poate fi utilizat pentru înregistrarea încasărilor anului de gestiune imediat următor.
Deși Regulamentul nu conține prevederi aferente termenului de emitere a raportului periodic scurt (anual) din memoria fiscală a echipamentului de casă și de control/imprimantei fiscale, vă recomandăm emiterea cât mai rapidă a acestuia. Asta deoarece, de acesta depinde completarea Registrulului ECC/IF pentru anul urmator. În acest context, urmează să solicitat Serviciului Fiscal de Stat explicații la subiectul dat, cu conținutul explicațiilor vom reveni.
Contribuabilul care desfășoară unele activități în regim continuu (non-stop) și care, în ziua de gestiune, emite la echipamentul de casă și de control/imprimanta fiscală două sau mai multe rapoarte de închidere zilnică poate deschide pentru anul de gestiune două registre (semestrul I și II).
De asemenea, alin. (3) al art. 2931 din Codul contravențional, prevede că degradarea, pierderea, nimicirea, lipsa registrului echipamentului de casă și de control, legalizat în modul stabilit, pentru înregistrarea cronologică a datelor fiscale stocate în memoria fiscală ori completarea lui neregulată sau incompletă (inadecvată) se sancţionează cu amendă de la 18 la 30 de unităţi convenţionale aplicată persoanei cu funcţie de răspundere.
Notă: Modelele și modul de completare a Registrelor ECC/IF sunt stabilite în Regulamentului cu privire la modul de evidenţă şi sigilare a echipamentelor de casă şi de control aprobat prin Ordinul directorului Serviciului Fiscal de Stat nr. 632/2020, și mai exact anexa nr. 6 Tipurile Registrelor ECC/IF și anexa 7 Modul de completare a Registrelor ECC/IF.