В каком периоде отражаются расходы по компенсированию неиспользованных отпускных?

В каком периоде отражаются расходы по компенсированию неиспользованных отпускных?

 

Как правильно вычислять неиспользованные отпускные? В каком периоде следует отразить расходы по компенсированию неиспользованных отпускных и зачем формировать по ним резервы?

Начнем с самого начала.

Неиспользованные отпускные вычисляются исходя из:

- количества дней годового оплаченного отпуска гарантированного Трудовым Кодексом;

- стажа дающего право на отпуск;

- количества дней предоставленного отпуска за период работы сотрудника;

- и количества дней в году.

Согласно ст.113 Трудового Кодекса, продолжительность гарантированного годового оплаченного отпуска составляет 28 дней. Стаж, дающий право на отпуск, вычисляется согласно ст.114 ТК, исходя из даты принятия на работу сотрудника, даты его увольнения, и периодов, которые не включаются в стаж (исходя из ст.114 ТК). Количество дней в году для расчета можно брать условно 365, так как разница в 1 день для високосных лет не повлияет существенно на расчет.

Расчет неиспользованных отпускных можно показать следующим образом:

Но=(Ду-Дп-Пн)/365 x 28 - По

где, Но – неиспользованный отпуск (в днях)

Ду – дата увольнения

Дп – дата принятия на работу

Пн – сумма периодов, не включающихся в стаж (в днях)

По – предоставленный ранее отпуск (в днях)

Как базу расчета для исчисления компенсации по неиспользованному отпуску, следует использовать среднюю заработную плату за последние 3 месяца, согласно Постановлению Правительства № 426 от 26.04.2004. Согласно пункту 14(1) данного положения, общая сумма средней заработной платы, причитающейся к выплате работнику, определяется для выплаты компенсации по неиспользованному отпуску аналогично выплаты отпускного пособия - путем умножения средней заработной платы за один календарный день, исчисленной в соответствии с пунктами 8, 9 и 10 настоящего порядка исчисления, на количество дней отпуска (в календарных днях).

Согласно пункту 10 положения:

В случае применения трехмесячного расчетного периода средняя заработная плата исчисляется:

1) за один рабочий день - путем деления заработной платы за 3 месяца, включающей все виды заработка и компенсаций, перечисленные в пункте 3 настоящего порядка исчисления, а также сохраненный заработок на время командировок на число фактически отработанных дней за этот период (включая отработанные дни во время отдыха и праздников);

2) за один календарный день - путем умножения средней заработной платы за один рабочий день, исчисленной в соответствии с подпунктом 1 настоящего пункта, на коэффициент, равный соотношению числа рабочих дней в расчетном периоде согласно календарю рабочей недели, установленной на предприятии, и числа календарных дней за тот же период без учета нерабочих праздничных дней, указанных в статье 111 Трудового кодекса;

Если в одном из месяцев 3-месячного расчетного периода работник не работал и не имел заработка, месяц (месяцы) этого периода не исключается из расчетов и не заменяется другим месяцем.

Объясним на примере:

Сотрудник был принят на работу 21.02.2008 и уволен 23.12.2010 года.

За это время сотруднику был предоставлен отпуск продолжительностью 14 дней в 2008 году и 14 дней в 2009 году.

В 2009 году, сотрудник был в отпуске без сохранения заработной платы продолжительностью в 20 дней. В 2010 году, сотруднику был предоставлен отпуск по уходу за ребенком продолжительностью в 6 месяцев (183 дня).

За месяцы сентябрь, октябрь и ноябрь 2010 года, сотрудник получил заработную плату в размере 3500 лей.

Но=((23.12.2010-21.02.2008)*-(183+20))/365 x 28 – (14+14) = (1036-203)/365 x 28 - 28 = 36 дней

* при расчете в ручную, следует считать количество дней с даты приема на работу до даты увольнения, однако Excel выдает количество дней при вычитании наименьшей даты из наибольшей.

Расчет компенсации по неиспользованному отпуску:

Месяц	Заработная плата (все что входит в п.3 ПП № 426 от 26.04.2004)	Календарные дни (за минусом праздничных)	Рабочие дни (по графику)	Рабочие дни (отработанные)	Количество дней неиспользованного отпуска	Сумма компенсации
1	2	3	4	5	6	=2/5x4/3x6
Сентябрь	3500	30	22	22
Октябрь	3500	30	20	20
Ноябрь	3500	30	22	22
Итого	10500	90	64	64	36	4200

Согласно ст.118(5) ТК не допускается замена неиспользованного ежегодного оплачиваемого отпуска денежной компенсацией, кроме случаев прекращения индивидуального трудового договора работника, не использовавшего свой отпуск. В то же время, согласно ст.119(1) ТК, работник имеет право на компенсацию за все неиспользованные ежегодные оплачиваемые отпуска только в случае приостановления действия (пункты е) и m) статьи 76, пункты d) и е) статьи 77, пункты а) и d) части (1) статьи 78) или прекращения индивидуального трудового договора.

Исходя из этого, в практике, принято отражать расходы по неиспользованным отпускам именно в периоде их выплаты, то есть в периоде увольнения сотрудника. Однако данный подход не правильный и нарушает один из главных принципов бухгалтерского учета - принцип начислений, согласно которому, расходы должны быть отражены в периоде, когда они имели место, а не в периоде их выплаты. Исходя из того что сотруднику, каждый отработанный год, полагается оплаченный отпуск, каждый год следует отражать расходы по отпуску, даже если в данном году отпуск ему не был предоставлен. Так, в каждом году, следует считать неиспользованные отпуска сотрудников (по выше описанной формуле, только вместо даты увольнения использовать конец отчетного периода) и отражать их в составе расходов отчетного периода - в Отчете о прибыли и убытке.

То же самое предусматривает и НСБУ 19 «Вознаграждения работникам». Согласно пункту 9 НСБУ 19, оплата за период кратковременного отсутствия (ежегодный оплачиваемый отпуск) рассматривается как краткосрочное вознаграждение работникам. А согласно пункту 10, если работник в течение отчетного периода оказал услугу предприятию, то оно должно признать величину краткосрочных вознаграждений работникам, подлежащую выплате в обмен на эти услуги.

Отражение расходов по неиспользованным отпускам следует отражать на счетах 713, 811, 712 – в зависимости от направлении расходов по заработной плате определенного сотрудника, в корреспонденции со счетом резервов 538 «Резервы предстоящих расходов и платежей».

При компенсировании неиспользованных отпускных, путем фактического предоставления отпуска, либо денежной компенсацией (только при увольнении работника), счет резервов дебетуется (резерв уменьшается).

Основываясь на данных из примера представленного выше, расчет неиспользованных отпускных на конец 2008 и 2009 годов будет выглядеть следующим образом:

 

Но₂₀₀₈=(31.12.2008-21.02.2008)/365 x 28 – 14 = 315/365 x 28 - 14 = 10 дней

Но₂₀₀₉=((31.12.2009-01.01.2009)-20)/365 x 28 – 14 = 345/365 x 28 - 14 = 12 дней

Расчет расходов по неиспользованным отпускным на конец отчетного периода производится аналогично расчету компенсации по неиспользованным отпускным при увольнении, как база для расчета используются доходы сотрудника, полученные за последние 3 месяца расчетного периода.

Предположим, что за период Октябрь-Декабрь 2008 года, сотрудник получал по 2500 лей ежемесячно, а за период Октябрь-Декабрь 2009 года - по 3000 лей ежемесячно.

Расчет расходов по неиспользованным отпускным будет производиться следующим образом:

Расчет расходов по неиспользованным отпускным 2008 года

Месяц	Заработная плата (все что входит в п.3 ПП № 426 от 26.04.2004)	Календарные дни (за минусом праздничных)	Рабочие дни (по графику)	Рабочие дни (отработанные)	Количество дней неиспользованного отпуска	Сумма расходов по неиспользованному отпуску за 2008 год
1	2	3	4	5	6	=2/5x4/3x6
Октябрь	2500	30	22	22
Ноябрь	2500	30	20	20
Декабрь	2500	31	23	23
Итого	7500	91	65	65	10	824

Расходы будут отражаться в учете на формирование резервов по отпускам:

Дт 713 Кт 538 – 824 лея

Каждый год, сумма резервов по отпускам пересчитывается, за счет изменения базы для расчета (доходов сотрудника за последние 3 месяца отчетного периода). В конец 2009 года, количество дней неиспользованного отпуска составит уже 22 дня, и расчет резервов по отпускам будет производиться за все дни. На расходы 2009 года пойдет разница между пересчитанными резервами по отпускам на конец 2009 года и резервами, сформированными на конец 2008 года.

Расчет расходов по неиспользованным отпускным 2009 года

Месяц	Заработная плата (все что входит в п.3 ПП № 426 от 26.04.2004)	Календарные дни (за минусом праздничных)	Рабочие дни (по графику)	Рабочие дни (отработанные)	Количество дней неиспользованного отпуска	Сумма расходов по неиспользованному отпуску за 2008 год
1	2	3	4	5	6	=2/5x4/3x6
Октябрь	3000	30	21	21
Ноябрь	3000	30	21	21
Декабрь	3000	31	23	23
Итого	9000	91	65	65	22	2176

Сумма расходов 2009 года на формирование резервов по отпускам составит 1352 лей (2176 - 824).

Расходы будут отражаться в учете на увеличение резервов по отпускам:

Дт 713 Кт 538 – 1352 лея

При увольнении сотрудника 23.12.2010 (смотрите выше расчет неиспользованных отпускных), сторнируется счет резервов по его неиспользованным отпускам 2008 и 2009 года:

Дт 538  Кт 531 – 2176 лей

А разница между начисленной компенсации по неиспользованным отпускным отражается на расходы 2010 года:

Дт 713 Кт 531 – 2024 лея

Отражение всех расходов по выплате компенсаций в периоде их эффективной выплаты (в нашем примере – 2010 год), нарушает принцип начислений, который стоит у основания бухгалтерского учета, и серьезно искажает финансовые результаты, особенно на предприятиях с большим количеством сотрудников.