Începând cu 1 ianuarie 2024, au intrat în vigoare noile prevederi ale Regulamentului privind delegarea salariaților entităților din Republica Moldova, aprobat prin Hotărârea Guvernului nr. 10/2012. Aceste modificări au adus actualizări importante în reglementările privind cheltuielile pentru locațiune. În acest material, vom prezenta acele schimbări.
Menționăm că vom însemna cu caracterele ”bold” prevederile noi introduse în Regulament, iar cu caracterele ”italic” prevederile versiunii anterioare.
Personalului delegat i se compensează cheltuielile efective pentru locațiune, inclusiv pentru serviciile obligatorii prestate în unitățile de cazare, conform cerințelor privind utilarea camerelor din unitățile de cazare, în mărime ce nu va depăși plafoanele de cazare pentru fiecare 24 de ore, prevăzute în anexa nr. 2 la prezentul Regulament. Atragem atenția că plafoanele de cazare au fost majorate și ajustate la condițiile actuale.
(În versiunea anterioară: salariatului delegat i se compensează cheltuielile efective pentru locaţiune, inclusiv pentru serviciile obligatorii prestate în hoteluri, conform cerinţelor privind utilarea camerelor din hoteluri, în mărime ce nu va depăşi plafoanele de cazare pentru fiecare 24 ore, prevăzute în anexa nr.2 la prezentul Regulament. De asemenea, se compensează cheltuielile pentru rezervarea locurilor în hoteluri în mărime de 50 % din valoarea compensată a locului pentru 24 ore.)
Cheltuielile efective pentru locațiune se justifică prin documentele confirmative. Nu se permite achitarea cheltuielilor pentru locațiune în unitățile de cazare în baza conturilor comune, fără a fi indicate în ele perioada aflării, numele celor cazați, tipurile cheltuielilor etc.
(Potrivit prevederilor anterioare, cheltuielile efective pentru locaţiune se confirmă prin anexarea documentelor primare la decontul de avans. Nu se permite achitarea cheltuielilor pentru locaţiune în hoteluri în baza conturilor comune, fără a fi indicate în ele numerele camerelor ocupate, perioada aflării, numele celor cazaţi, tipurile cheltuielilor etc.)
În același mod se compensează cheltuielile de locațiune suportate în timpul opririi forțate în drum, confirmate documentar.
În situațiile în care nu sunt prezentate documente confirmative privind cazarea, eliberate de unitățile de cazare, în calitate de document confirmativ poate servi contractul de locațiune încheiat între persoana delegată şi intermediar/proprietar. În acest caz, compensarea cheltuielilor se va efectua în conformitate cu documentele prezentate, cu condiția că aceste cheltuieli nu vor depăși plafoanele de cazare stabilite prin anexa nr. 2 la prezentul Regulament pentru persoanele prevăzute la categoria „A”.
(În redacția anterioară: în situaţiile în care nu sînt prezentate documente primare privind cazarea, eliberate de unităţile hoteliere sau de altele similare, în calitate de document primar poate servi contractul de locaţiune încheiat între persoana delegată şi proprietarul locuinţei. În acest caz, compensarea cheltuielilor se va efectua în conformitate cu documentele prezentate, cu condiţia că aceste cheltuieli nu vor depăşi 70% din plafoanele de cazare stabilite prin anexa nr.2 la prezentul Regulament pentru persoanele prevăzute la categoria „A”.)
Membrilor delegației oficiale, care se deleagă în străinătate pentru a participa la diverse evenimente cu caracter internațional, cu participarea reprezentanților altor ţări şi cu organizarea de către țara gazdă a cazării participanţilor în unitățile de cazare cu tarife mai înalte decât plafoanele stabilite în anexa nr. 2 la prezentul Regulament, cheltuielile de locațiune se restituie conform tarifelor unității de cazare respective, confirmate prin documentele confirmative şi recomandarea de cazare în unitatea de cazare dată eliberată în scris de partea organizatoare a evenimentului sau misiunea diplomatică a Republicii Moldova în țara respectivă.
(Potrivit prevederilor anterioare, membrilor delegaţiei oficiale, care se deleagă în străinătate pentru a participa la diverse evenimente cu caracter internaţional, cu participarea reprezentanţilor altor ţări şi cu organizarea de către ţara gazdă a cazării participanţilor în hotel cu tarife mai înalte decît plafoanele stabilite în anexa nr. 2 la prezentul Regulament, cheltuielile de locaţiune se restituie conform tarifelor hotelului respectiv, confirmate prin documentele primare şi recomandarea de cazare în hotelul dat eliberată în scris de partea organizatoare a evenimentului sau misiunea diplomatică a Republicii Moldova în ţara respectivă.)
Prin derogare de la prevederile menționate supra, în cazul tarifelor zilnice flexibile și diferențiate de la o zi la alta, cheltuielile efective pentru locațiune, inclusiv pentru serviciile obligatorii prestate în unitățile de cazare, conform cerinţelor privind utilarea camerelor din unitățile de cazare, se determină pe întreaga perioadă de cazare, prin aplicarea costului mediu, care nu va depăși plafoanele de cazare, prevăzute în anexa nr. 2 la prezentul Regulament.
(În redacția anterioară prevederea dată lipsea.)
În cheltuielile de locaţiune se includ, în afară de tarif, plăţile şi posibilele taxe locale obligatorii, reflectate în conturile pentru chirie.
Cheltuielile pentru hrană şi alte servicii personale (spălatul, călcatul, frizeria etc.), incluse în conturile pentru locaţiune, se achită din contul diurnelor şi nu sînt supuse compensării.
În cazul în care nu sunt prezentate documentele confirmative a cheltuielilor de locațiune, aceste cheltuieli se compensează personalului delegat în mărime de 50% din plafonul-limită de cazare pentru fiecare noapte aflată în deplasare, cu excepția suportării integrale sau parțiale a cheltuielilor de cazare de către partea primitoare documentate corespunzător. Compensarea cheltuielilor nominalizate se efectuează în cazul în care personalului delegat nu i s-a acordat locuință fără plată.
(În redacție anterioară: în cazul în care nu sînt prezentate documentele primare a cheltuielilor de locaţiune, aceste cheltuieli se compensează salariatului la delegarea în hotarele Republicii Moldova în mărime de 25 lei, iar peste hotare – în mărime de 10 % din norma-limită a cheltuielilor de locaţiune pentru fiecare noapte aflată în deplasare, excluzîndu-se timpul aflării în drum. Compensarea cheltuielilor nominalizate se efectuează în cazul în care salariatului delegat nu i s-a acordat locuinţă fără plată.)