Deplasările în interes de serviciu sunt frecvent întâlnite în diverse domenii profesionale, iar gestionarea eficientă a cheltuielilor de transport este esențială pentru o planificare financiară corectă. În acest context, este esențial să cunoști cadrul legal care se aplică cheltuielilor de transport. Iată ce trebuie să cunoști pentru a gestiona eficient cheltuielile de transport în deplasările de serviciu:
Prin completările aduse Regulamentului cu privire la delegarea salariaţilor entităţilor din Republica Moldova (aprobat prin Hotărârea Guvernului nr. 10/2012) au fost introduse modificări semnificative referitoare la cheltuielile de transport. Menționăm că noile prevederile au intrat în vigoare la 1 ianuarie 2024.
Menționăm că vom însemna cu caracterele ”bold” prevederile noi introduse în Regulament, iar cu caracterele ”italic” prevederile versiunii anterioare.
Cheltuieli de transport reprezintă costuri compensate personalului pentru asigurarea deplasării până la locul de destinație sau locul de cazare și de la locul de destinație sau de la locul de cazare la locul de muncă sau domiciliu, între localitățile din țara în care este delegat, efectuate cu transportul aerian, feroviar, naval, transportul auto public, personal sau închiriat, cu taximetrul.
(În versiunea anterioară a regulamentului, termenul „cheltuieli de transport” nu era definit.)
Potrivit documentelor confirmative, personalului delegat i se achită cheltuielile de transport până la locul de destinație sau la locul de cazare și de la locul de destinație sau de la locul de cazare la locul menționat în ordin sau în legitimația de deplasare ori la domiciliu, cu transportul aerian, feroviar, naval, transportul auto public la tarifele clasei econom, transportul auto închiriat, cu taximetrul.
(Potrivit versiunii precedente, potrivit documentelor primare, salariatului delegat i se achită cheltuielile de transport pînă la locul de destinaţie şi de la locul de destinație la locul permanent de muncă cu transportul aerian, feroviar, naval, transportul auto public la tarifele clasei econom, cu excepţia taximetrelor, incluzînd plata pentru asigurarea de stat a pasagerului la transport şi pentru serviciul prestat la vînzarea preliminară a biletelor de călătorie. Cheltuielile pentru utilizarea lenjeriei de pat în trenuri se compensează fără prezentarea documentelor primare.)
Documente confirmative – documente primare aplicabile pe teritoriul Republicii Moldova și documente care au caracter internațional, recunoscute și aplicate în practica internațională (cecuri, chitanțe, extrase de conturi, bilete electronice, confirmări electronice etc.)
(În versiunea anterioară a regulamentului, termenul „documente confirmative” nu era definit. În schimb, regulamentul anterior se referea la „documente primare” fără a specifica tipurile exacte sau caracteristicile acestora.)
În cazuri excepţionale, cauzate de delegarea în regim de urgenţă în componenţa delegaţiei oficiale, se permite delegarea în mod centralizat a biletelor de călătorie şi achitarea cheltuielilor de transport aerian, la tarifele clasei business, pentru Prim-ministru şi viceprim-miniştri, precum şi pentru alţi delegaţi conform categoriei a II-a.
Pentru personalii delegați, conform categoriei a II-a specificate în anexa nr.1 la prezentul Regulament, se permite procurarea biletelor cu o clasă superioară celei econom în cazul zborurilor cu o durată mai mare de 5 ore, inclusiv timpul escalelor și a biletelor la tren la tarifele clasei business dacă personalul este delegat pentru o activitate în interes de serviciu, cu excepția delegării în scopuri de instruire (seminare, ateliere de lucru sau alte tipuri de dezvoltare profesională).
(Potrivit versiunii precedente, pentru salariații delegați, conform categoriei a II-a specificate în anexa nr.1 la prezentul Regulament, se permite procurarea biletelor cu o clasă superioară celei econom în cazul zborurilor cu o durată mai mare de 5 ore și a biletelor la tren la tarifele clasei business dacă salariatul este delegat pentru o activitate în interes de serviciu, cu excepția delegării în scopuri de instruire (seminare, ateliere de lucru sau alte tipuri de dezvoltare profesională.)
În cazul neprezentării documentelor de călătorie, compensarea cheltuielilor pentru serviciile de transport pe teritoriul Republicii Moldova se efectuează conform tarifelor minime pentru transportul rutier de persoane prin servicii regulate sau transportul feroviar de persoane, aprobate de autoritatea competentă.
(În conformitate cu versiunea anterioară, în cazul neprezentării documentelor de călătorie, compensarea cheltuielilor pentru serviciile de transport pe teritoriul Republicii Moldova se efectuează conform tarifului minim.)
Personalului delegat i se achită cheltuielile pentru călătoria tur-retur cu transportul public, cu taxiul, cu transportul auto închiriat pe distanța dintre gară, aerogară, debarcader și locul de destinație, muncă, cazare sau domiciliu, în baza documentelor confirmative prezentate.
(Potrivit veriunii anterioare, salariatului delegat i se achită cheltuielile pentru călătoria tur-retur cu transportul public (cu excepția taximetrelor) pe distanța dintre gară, aerogară, debarcader și locul de cazare/domiciliu ori cu taximetrul – în cazul în care ora sosirii sau plecării delegatului nu corespunde cu orarul transportului public, în baza actelor de călătorie prezentate.)
În caz de utilizare de către personalul delegat a transportului auto, inclusiv a transportului închiriat sau personal, acestuia i se compensează cheltuielile pentru combustibil și lubrifianți, în funcție de consumul specific al acestora și distanța parcursă până la destinație, precum și de cantitatea necesară de materiale de marca respectivă, de plata taxelor rutiere, de transbordare sau a taxelor pentru parcaj, inclusiv cheltuieli de asigurare de răspundere civilă, cartea verde, la prezentarea documentelor confirmative corespunzătoare sau copiile acestora autentificate prin semnătura persoanei delegate pe propria răspundere.
(În versiunea anterioară: în caz de utilizare de către salariatul delegat a transportului de serviciu sau a transportului auto personal, acestuia i se compensează cheltuielile pentru combustibil şi lubrifiante, în conformitate cu ruta şi kilometrajul aprobate de conducătorul entităţii, precum şi cantitatea necesară de materiale de marca respectivă, dacă sînt prezentate documentele (chitanţele, cecurile) eliberate de staţiile de alimentare cu combustibil, care confirmă cheltuielile menţionate.)