Începând cu 2020, numărul registrelor necesare pentru desfăşurarea activităţii notariale va fi redus. Potrivit unui proiect de Ordin al Ministerului Justiție, în activitatea notarială vor exista doar patru registre, fiind excluse opisurile existente în prezent.
Documentul prevede aprobarea următoarelor registre necesare pentru desfăşurarea activităţii notariale:
- Registrul nr. 1 al actelor notariale;
- Registrul nr. 2 al actelor şi acţiunilor notariale;
- Registrul procedurilor succesorale;
- Registrul de corespondență.
Registrele nr.1 ale actelor notariale și Registrele nr. 2 ale actelor şi acțiunilor notariale sunt de strictă evidență, fiindu-le atribuite numere de către Ministerul Justiţiei și persoana juridică selectată pentru confecționarea lor.
Potrivit proiectului, notarii vor fi obligați să țină toate aceste registre notariale.
În prezent, persoanele care desfășoară activitate notarială achiziționează de la întreprinderea de stat Editura de Imprimate ”Statistica” registrele necesare pentru desfășurarea activității, însă, prin proiectul Ordinului se vine cu propunerea ca în termen de trei luni de la data publicării lui, Camera Notarială să organizeze un concurs de selectare a agentului economic care urmează să confecționeze registrele notariale. Dacă în termenul stabilit Camera Notarială nu va selecta persoana juridică responsabilă de confecționarea registrelor notariale, aceasta urmează a fi selectată de către Ministerul Justiției.
Precizăm că, în prezent, notarii ţin în procesul desfășurării activității următoarele registre:
- Registrul actelor notariale;
- Opisul alfabetic al actelor notariale;
- Opisul alfabetic al testamentelor;
- Registrul de evidență al dosarelor succesorale;
- Opisul alfabetic al dosarelor succesorale;
- Registrul de înregistrare, modificare şi radiere a gajului bunurilor mobiliare;
- Registrul documentelor de intrare;
- Registrul documentelor de ieșire.
Prin urmare, se propune excluderea Opisului alfabetic al dosarelor succesorale şi Opisului alfabetic al testamentelor. La fel, se propune excluderea Opisului alfabetic al actelor notariale ca registru obligatoriu deținut în activitatea notarială, din motivul reducerii de utilitate practică, informaţia fiind conţinută în Registrul actelor notariale.
De asemenea, nu va mai fi necesară ţinerea în activitatea notarială a Registrului de înregistrare, modificare şi radiere a gajului bunurilor mobile, deoarece a fost modificat cadrul normativ în domeniu, în 2016 fiind aprobat Regulamentul cu privire la ţinerea Registrului garanţiilor reale mobiliare, conform căruia acest Registru un registru public care se ţine în scopul înregistrării gajului bunurilor mobile, leasingului financiar şi a altor drepturi de garanţie asupra bunurilor mobile.
Totodată, urmează a fi comasate Registrul documentelor de intrare şi registrul documentelor de ieşire, iar denumirea registrului va fi Registrul de corespondenţă.
Registrul de evidenţă al dosarelor succesorale va fi modificat în Registrul procedurilor succesorale, rubricile fiind ajusta noilor prevederi ale legislaţiei. La fel, Registrul actelor notariale va fi divizat în două registre - Registrul nr. 1 al actelor notariale şi Registrul nr. 2 al actelor şi acţiunilor notariale în dependență de tipul, importanţa şi termenul de păstrare a actelor notariale, clasificarea fiind legată de apărarea drepturilor titularilor de acte.
Rubrica cu semnătura solicitantului actului notarial va fi exclusă din Registrul actelor notariale.
Potrivit proiectului de Ordin, registrele notariale existente urmează a fi înlocuite cu Registrele notariale aprobate conform proiectului de ordin, pe măsura epuizării stocurilor, însă nu mai târziu de 1 ianuarie 2020. Acest termen a fost instituit, în rezultatul analizei informației oferite de Întreprinderea de Stat Editura de Imprimate ”Statistica”, privind stocul existent de registre, la data de 8 mai și cantitatea registrelor pentru fiecare tip, vândute în lunile ianuarie-aprilie 2019.
Modelele noilor registre pot fi consultate aici.