La efectuarea decontărilor bănești în numerar și/sau prin alt instrument de plată pentru operațiunile economice cu plătitorii, SRL-ul este obligat să utilizeze echipamentul de casă și de control (ECC), eliberând plătitorilor bonurile de casă/documentele fiscale emise de acesta, sau să transmită în formă electronică la numărul de telefon sau adresa electronică indicată, în cazul prezentării până la momentul achitării de către plătitor a datelor privind numărul de telefon sau adresa electronică. Această obligativitate se extinde asupra tuturor unităților structurale (oficiu, 7 magazin, secție, depozit, unitate comercială, aparat-automat pentru vânzări (denumit conform uzanțelor internaționale vending machine), terminal cash-in, aparat de schimb valutar, unitate de prestări servicii, inclusiv unitate de transport-taxi etc.).
ECC se instalează în fiecare dintre locurile special amenajate (loc de lucru al casierului, operatorului-casier, vânzătorului, prestatorului etc.) pentru primirea și păstrarea temporară a mijloacelor bănești.
Dacă în cadrul decontărilor bănești contribuabilul acceptă, în modul stabilit, cardurile de plată în calitate de instrument de plată fără numerar sau alt mod de plată, decontările respective se efectuează, prin intermediul echipamentului de casă și de control.
SRL-ul este obligat:
1) să își doteze unitățile structurale cu ECC incluse în Registrul unic al echipamentelor de casă și de control (Registru unic https://mev.sfs.md/).
2) să înregistreze/reînregistreze (să pună în evidență) ECC, în modul stabilit, la Serviciul Fiscal de Stat;
3) să elibereze plătitorului bonul de casă/documentul fiscal emis de ECC pentru operațiunea economică efectuată, care trebuie să corespundă sumei real achitate;
4) în toate cazurile în care utilizarea ECC este temporar imposibilă (din cauza defectării, deconectării rețelei electrice etc.), să suspende activitatea sau să reorganizeze lucrul în continuare, eliberând plătitorilor bonuri de plată;
5) să afișeze la vedere anunțuri despre obligativitatea prezenței bonurilor de casă/documentelor fiscale la examinarea reclamațiilor consumatorilor și cererea de a prelua și a păstra bonurile de casă/documentele fiscale. În cazul în care la operațiunea economică se anexează și alte documente probatoare, anunțurile vor face referire la acestea;
6) să asigure păstrarea documentației de exploatare pe toată perioada de exploatare a ECC;
7) să scoată din evidență și din exploatare, în modul stabilit, ECC în toate cazurile imposibilității utilizării lor de către entitate (defectarea, pierderea ECC, reînregistrarea, lichidarea entității etc.), precum și cele excluse din Registrul unic;
8) să informeze în scris Serviciul Fiscal de Stat despre sistarea activității unității structurale în care este înregistrat ECC;
9) să ofere colaboratorilor organelor abilitate cu funcții de control, în limitele competențelor acestora, acces liber la echipamentul de casă și de control, la informația și documentația de exploatare a lor.
SRL este obligată să asigure păstrarea documentației de exploatare pe toată perioada de exploatare a mașinii de casă și de control/imprimantei fiscale, iar a rapoartelor de închidere zilnică, nu mai puțin de 30 de zile de la momentul emiterii acestora, precum și să asigure păstrarea memoriei fiscale și/sau SD cardului înlocuite, precum și suporturile pe hârtie sau electronice pe care au fost înscrise datele la citirea memoriei fiscale și/sau a SD cardului pe parcursul a 6 ani. Bonurile de plată și anume seria și numărul se obțin de la SFS similar facturilor fiscale prin comanda online a diapazonului de numere.
Se recomandă ca la inițierea activității în cazul în care SRL încasează în numerar să-și solicite bonuri de plată pentru ca în eventualitatea în care ECC nu va funcționa să elibereze cumpărătorilor bonuri de plată.