În contextul activității economice desfășurate de entitățile juridice, este fixată o creștere a nivelului de digitalizare a proceselor interne. Acest fapt se datorează atât situației pandemice globale, dar și urmare a alinierii la cele mai bune practici internaționale pe dimensiunea de eficientizare a activității și optimizare a cheltuielilor și resurselor alocate proceselor din cadrul companiei, precizeză AmCham Moldova.
Astfel, în cadrul comunității de afaceri se reliefează două mari impedimente în ceea ce ține de digitalizarea proceselor interne în cadrul companiilor, și anume: liberalizarea utilizării semnăturilor simple și a celor necalificate în cadrul relațiilor B2B și intracompanie și digitalizarea arhivei.
- liberalizarea utilizării semnăturilor simple și a celor necalificate în cadrul relațiilor B2B și intracompanie
Legea privind semnătura electronică şi documentul electronic nr.91/2014, prevede că sunt utilizate trei tipuri de semnătură electronică: semnătura electronică simplă, semnătura electronică avansată necalificată, precum și semnătura electronică avansată calificată.
Prezenta legea nu restricționează aplicarea semnăturii simple și a celei necalificate în relațiile intracompanie (cu excepțiile din legi speciale, cum ar fi,de exemplu, Codul muncii, care recunoaște doar aplicarea semnăturii electronice avansate calificate) sau B2B, dacă părțile au aprobat un sistem de identificare a identității semnătarului și de verificare a semnăturii, aflat exclusiv sub controlul lor. Însă așa sisteme de creat e dificil, pentru că, în caz de litigiu, ar trebui să prezinți probe despre politici, mecanisme și reglementări de identificare a semnatarului și verificare a semnăturii, fiind mai simplu să utilizezi semnătura electronică calificată de la un prestator de servicii, care fiind acreditat, certificatul emis de acesta are o altă putere probatorie sau de a păstra opțiunea de semnătură olografă. Respectiv, semnătura cea mai des utilizată este cea electronică avansată calificată.
Totodată, mecanismul de utilizare a celorlalte două tipuri de semnături este unul ce este mai puțin cunoscut, clar și se prezintă drept unul destul de anevoios pentru accesare. În consecință, aceste două din urmă semnături sunt utilizate pe o scară mai redusă și se bucură de o credibilitate mai redusă în cadrul comunității de afaceri, generând, rezerve vizavi de credibilitatea documentelor semnate electronic cu aplicarea uneia din aceste două semnături, menționează mediul de afaceri.
Este important de menționat că legea privind identificarea electronică şi serviciile de încredere, care urmează că între în vigoare din 01/2023, abrogă conceptele de semnătură electronică simplă și necalificată, aplicându-se semnătura electronică avansată și semnătura electronică calificată. Respectiv, se cere revizuirea mecanismelor ce stau în baza eliberării și aplicării acestor semnături, pentru a asigura utilizarea mai în masă a acestora și a contribui la digitalizarea proceselor interne din cadrul companiilor.
- digitalizarea arhivei
Digitizarea unui proces implică un circuit electronic cap-coadă a documentelor, necesitatea de printare și transmitere a documentelor la finalul ciclului fiind o sarcină de conformare destul de anevoioasă și care face procesul de digitizare a proceselor până la această fază mai puțin eficient.
Respectiv, se reliefează o abordare complexă în ceea ce ține de digitalizarea arhivei: în prima fază, se cere ajustarea cadrului normativ în vederea facilității recepționării de către autoritățile responsabile a documentelor de arhivă în format digital cu alocarea unui spațiu de stocare digital suficient pentru depozitarea informațiilor livrate electronic, care ar trebui realizat până la finele anului curent.
Totodată, este importantă realizarea unui exercițiu mai complex de revizuire a condițiilor și solicitărilor prevăzute în diverse acte normative pentru a exclude din obligativitatea de arhivare a documentelor ce pot fi ușor accesate prin intermediul sistemului de interorabilitate. În final, se cere implementarea unui SIA specializat, care va putea fi ușor interconectat cu sistemele informaționale ale contribuabililor, care să permită, pe de o parte, exportul mai ușor a datelor destinate arhivării, iar pe de altă parte, procesarea mai eficientă a informațiilor date.