Ministerul Dezvoltării Economice și Digitalizării a elaborat proiectul de lege pentru modificarea unor acte normative privind promovarea economiei digitale și a comerțului electronic.
Inițiativa urmărește modernizarea cadrului legal privind gestionarea și păstrarea documentelor, în contextul în care numeroase companii suportă costuri semnificative pentru arhivarea fizică a documentelor contabile, comerciale și de personal. Potrivit autorilor, legislația actuală este orientată în mare măsură către documentele pe suport de hârtie și nu oferă suficiente soluții pentru utilizarea arhivării electronice.
În acest sens, proiectul propune completarea Legii nr. 880/1992 privind Fondul Arhivistic al Republicii Moldova cu noi prevederi dedicate arhivelor electronice. Astfel, persoanele juridice de drept public și privat vor putea utiliza servicii de arhivă electronică prestate de furnizori acreditați de servicii de încredere, pentru păstrarea documentelor electronice care fac sau pot face parte din Fondul Arhivistic al Republicii Moldova.
Documentele electronice stocate în astfel de arhive vor fi considerate păstrate în conformitate cu legislația arhivistică, dacă sunt respectate standardele minime privind integritatea, autenticitatea, disponibilitatea și trasabilitatea acestora. Totodată, urmează să fie stabilite cerințe de interoperabilitate între arhivele electronice și Sistemul informațional „Arhiva electronică”, inclusiv pentru transmiterea documentelor către arhivele de stat.
O noutate importantă a proiectului vizează reglementarea procedurii de distrugere a documentelor electronice. Astfel, documentele pe suport de hârtie care au fost digitizate conform cerințelor legale, precum și documentele electronice care nu fac parte din categoria celor cu termen permanent de păstrare și nu au fost declarate parte a Fondului Arhivistic de Stat, vor putea fi distruse în baza unei proceduri de expertiză și distrugere aprobate de autoritatea responsabilă de administrarea Fondului Arhivistic.
Procedura va include verificarea existenței și a calității copiilor electronice, confirmarea faptului că documentele sunt păstrate în condiții care garantează integritatea, autenticitatea și accesibilitatea acestora, precum și întocmirea și păstrarea unui proces-verbal de expertiză și distrugere, în format fizic și/sau electronic, în arhiva deținătorului.
Prin noile reglementări, autoritățile urmăresc reducerea costurilor administrative pentru companii, eliminarea necesității menținerii arhivelor paralele pe hârtie și în format electronic, precum și stimularea utilizării soluțiilor moderne de gestionare a documentelor.
Proeictul poate fi consultat până la data de 30 iunie curent.